完整指南：如何创建 SharePoint Intranet 或文档库
如果您被要求为您的组织设置 SharePoint 文档库，您可能想知道它是否 真的 最好的选择。
在本文中，我们将解释为什么带有文档库的 WordPress 网站是许多组织的完美 SharePoint 替代方案。 对于初学者来说，它更具成本效益并且更容易设置和定制。 它还拥有大多数组织需要从 SharePoint 获得的一切。
WordPress 文档库是使用 SharePoint 或 Google Drive、OneDrive、Workzone 或 Box for Business 等工具的绝佳替代品。 某些解决方案（例如 Dropbox for Business）存在已知的安全问题。 这使得它们不太适合希望保护其文件和文档安全的组织。
如果您已经将 WordPress 用于您的主要公司网站，那么您可以轻松添加文档库（公开或私下）。 或者，您可以使用 WordPress 创建一个专用的 Intranet 站点来托管您的文档库。
SharePoint 的问题
SharePoint 是企业级软件。 这意味着它可能会产生巨大的设置成本以及每个用户的每月经常性成本。 它不适合正在寻找具有成本效益的 SharePoint 文档库替代方案的成长型企业。
如果您的组织需要 SharePoint，那么成本是不可避免的。 但是，如果您只需要一个文档库解决方案，那么 SharePoint 对您来说是不可持续的。 Microsoft 建议您应该为成功部署至少 8 倍的软件本身成本预算。 您可能会为昂贵的 SharePoint 顾问支付大量费用来为您的组织实施定制的解决方案。 您以后甚至无法改变主意，因为您的文档托管在 SharePoint 上，如果您取消，您将失去一切。
相反，您可以使用 WordPress 自行设置 SharePoint 文档库替代方案，无需任何技术知识。 您拥有自己的数据，并且不受任何长期约束。 您甚至可以以一小部分成本聘请开发人员为您做这件事。
还值得一提的是，SharePoint 是专有软件，即它不像 WordPress 那样开源。 而且，尽管 SharePoint 很灵活，而且所有组织都以不同的方式使用它，但与 WordPress 相比，它根本算不上什么。
为什么带有文档库的 WordPress 内联网是完美的 SharePoint 替代方案
在这里，我们将仔细研究 SharePoint 提供的每个主要功能，以及如何使用基于 WordPress 的 SharePoint 替代方案来实现相同（或更好）的功能。
WordPress
WordPress 是最流行的内容管理系统，具有 市场占有率近40%. 不用说，它就像 SharePoint 和 Microsoft 一样庞大，但以一种不那么集中、更民主的方式。
使用 WordPress，您可以为您的组织创建一个完全私有的 Intranet。 而且，如果您已经将 WordPress 用于您的主要公司网站，您可以在现有网站中添加一个私有 Intranet 区域，而不会影响公共访问者。
与 SharePoint Server 或 SharePoint Hybrid 相比，WordPress 更像 SharePoint Online，因为它基于云并且 100% 在线。 最好的部分是它没有任何软件供最终用户安装。 这可确保为您的团队和其他用户提供顺畅的用户体验。
如果您还没有 WordPress 网站，可以按照本教程 建立一个基本网站 在几个步骤中。
内联网
SharePoint 首先是一个 Intranet。 对于那些不熟悉的人来说，Intranet 是一个专用网络，旨在支持组织的员工，使他们能够进行通信和协作。 根据组织的目标，内联网为组织提供广泛的用途。
WordPress 是任何 Intranet 的完美解决方案。 您可以使用 WordPress 和 Advanced Access Manager 来完全控制谁可以访问您网站和 Intranet 的每个部分。
让我们逐步介绍一些示例：
- 您可以将 WordPress 用于您的主要公司网站，并为员工提供私人 Intranet 区域。 这是理想的，因为它将所有东西都放在一个地方。 SharePoint，同时将您的 Intranet 与您的上市公司网站分开。
- 免费插件如 密码保护 轻松创建没有公共区域的 100% 私有 Intranet 网站。
- 您可以为各个部门或团队创建具有子站点或单独区域的 Intranet。 一种方法是使用免费的 用户角色编辑器 插件来创建额外的用户角色和高级访问管理器来控制哪些用户角色可以访问 Intranet 的每个区域。 或者，您可以使用 WordPress 多站点在网站内创建网站。
- 除了我们将在本指南后面介绍的 SharePoint 文档库替代方案外，您还可以存储任何类型的信息以与您的组织共享。 例如，您可以创建页面、内部博客、论坛或知识库。 您可以创建一个员工目录，其中包含组织中每个团队成员的详细联系信息。
文件管理系统或文件库
组织使用文档管理系统或文档库来存储和共享文档，供公共查看者、内部使用或两者兼而有之。 您可以使用带有 Document Library Pro 插件的 WordPress 来列出无限的文档。
让我们看一下 Document Library Pro 提供的主要功能。
外观和可用性
文档以表格布局列出，便于查看每个文档的具体数据。 这比 SharePoint 中文档的基本网格布局更加用户友好。 除此之外，您还可以完全控制要包含在表中的列。 例如，您可以包含标题、摘录、作者、修改日期、文件类型、类别、标签等数据列，以及您想要的任何其他内容。
Document Library Pro 插件还提供了许多选项，使用户可以轻松导航和查找特定文档。 您可以列出以下文件：
- 一张长桌
- 多个表
- 根据类别自动构建为可折叠文件夹。
这比 SharePoint 的基于网格的文档库布局灵活得多。
排序、过滤和搜索文档
过滤器下拉列表使用户可以轻松地根据类别、标签和您可能添加的任何自定义数据快速查找文档。 Document Library Pro 插件还在每个文档列表上方添加了一个即时 AJAX 驱动的关键字搜索框。
用户还可以单击文档库中的任何列以按该数据对文档进行排序。 例如，用户可以按日期列排序以查看最近发布或修改的文档。
支持的格式
除此之外，该插件还支持所有文档格式以及在线内容。 每个文档都可以链接到可下载的文件、网站上的直接页面或第三方 URL。 它还支持各种其他媒体文件，例如音频和视频。
Document Library Pro 插件支持文件和其他内容的内部或外部共享。 共享可以在组织内部和外部进行。 通过使用带有 Advanced Access Manager 的 Document Library Pro 插件，您可以轻松选择哪些文件仅供内部用户使用，哪些文件可供公开使用。
如果您将 WordPress 用于您的主要公司网站，您甚至可以在公共区域拥有一个文档库或资源部分，而在私有 Intranet 区域拥有另一个。
协作系统
如果您希望设置 SharePoint Intranet 替代方案，您可能需要一种在组织内共享信息的方法。 WordPress 提供了多种使用多个用户角色的方法。
您甚至可以将它与 WP Sheet Editor 插件一起使用，以允许特定用户或用户角色从前端编辑信息，而无需访问或通过 WordPress 管理员。 这会在您的文档库上方或下方添加一个方便的“编辑”按钮（您可以根据用户角色显示/隐藏），以便人们可以轻松地编辑文档。
或者，允许用户从前端向库提交文档，而无需访问 WordPress 管理员。
从任何设备访问，而不仅仅是办公室
使用 WordPress，您可以创建可从任何设备访问的响应式网站。 在 WordPress 上设置 Intranet 意味着用户将能够从任何设备访问它，而不仅仅是办公室。 他们只需要一个网络浏览器——无需安装任何应用程序。
如果您要创建私有 Intranet，则上述插件可让您使本地网络之外的用户可以访问 Intranet 站点。
100% 可定制
使用 SharePoint 文档库，您必须聘请 SharePoint 开发人员来自定义用户界面。 使用 WordPress，您可以安装数千个可用的现成主题中的任何一个。 WordPress 主题允许您上传公司徽标、自定义颜色、修改排版等等。
或者，您可以使用完全自定义的设计创建自己的 WordPress 主题。
100% 可扩展
与 SharePoint 不同，WordPress 文档库解决方案具有 100% 的可扩展性，并且可以在不增加成本的情况下随您的组织一起发展。 专有软件（如 SharePoint）提供基于订阅的定价计划。 您为每位用户支付经常性费用，因此无法预测未来的成本。
设置您的文档库
您的组织最好不要使用 SharePoint，而是使用 SharePoint Intranet 或文档库替代方案。 一个很好的解决方案是使用带有 Document Library Pro 插件的 WordPress。
- 易于使用 – 无需技术技能或知识。
- 设置成本低，并且您的团队易于管理。
- 支持可下载或在线文档。
- 100% 灵活且可定制。
- 爱它或你的钱回来！
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